Il notaio, nell'ordinamento giuridico italiano, è una figura professionale prevista e disciplinata dalla legge 16 febbraio 1913 n. 89 (la Legge Notarile).

La Legge Notarile stabilisce che il notaio, oltre che libero professionista, è anche un pubblico ufficiale, come dimostra l'art. 1 della norma, che recita: «I notari sono ufficiali pubblici istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti». Si realizza, così, una vera e propria delega di funzioni pubbliche a favore di soggetti privati non appartenenti all’amministrazione, nell’ottica della semplificazione dell’attività statale e dell’attuazione della funzione in prossimità del cittadino, che ha possibilità di rivolgersi, per un’esigenza, ad un’unica figura che provvede alla realizzazione di tutti i passaggi necessari e da espletarsi presso i vari uffici pubblici.

Il compito principale del notaio è quello di rogare atti pubblici od autenticare le sottoscrizioni su documenti predisposti dalle parti, attribuendo a questi documenti pubblica fede.

In particolare, l’atto pubblico costituisce piena prova fino a querela di falso della provenienza del documento e di quanto vi è contenuto, che, pertanto, deve essere considerato vero anche da parte di qualsiasi giudice, salvo l’accertamento del reato di falso. Si tratta della prova più “forte” sussistente nell’ordinamento, che consegue al fatto che il documento viene redatto dal pubblico ufficiale.

L’autentica di scritture private, invece, consiste in un’attestazione che le sottoscrizioni del documento sono state apposte alla presenza del notaio da parte di soggetti di cui è stata dal pubblico ufficiale accertata l’identità. La forza probatoria della scrittura privata è inferiore a quella dell’atto pubblico, riferendosi solo alla provenienza delle sottoscrizioni ed al momento temporale della loro apposizione, nonché limitandosi il controllo notarile al fatto che nel documento non siano contenuti elementi illegali.

In sintesi, l'attività notarile principale come sopra definita comporta le seguenti attività:

- ricevere gli atti, adeguando la volontà delle parti. Questo significa che gli interessati all’atto indicano le proprie volontà ed esigenze al notaio e questi le traduce nella veste giuridica più adeguata al fine di realizzare gli scopi che le parti intendono perseguire. La funzione di adeguamento ha limite nell'obbligo di porre in essere atti non espressamente vietati dall'ordinamento giuridico: il notaio svolge quindi il compito di adattare per quanto possibile le richieste dei cittadini alle regole poste dallo Stato; di conseguenza, tanto maggiore è la presenza e l’attività del notaio nei traffici giuridici, tanto minore è il rischio di una successiva lite tra le parti dell’atto, con effetto positivo sulla riduzione del carico dei tribunali;

- attribuire pubblica fede. Ciò significa garantire ai cittadini che le attestazioni fatte dal notaio nell'atto siano considerate per legge corrispondenti al vero (ad esempio: la verifica dell'identità delle persone che hanno sottoscritto l'atto, la certezza sulle dichiarazioni fatte alla presenza del notaio, la certezza sul verificarsi di fatti riportati nell’atto);

- liquidare e riscuotere le imposte per conto dello Stato relativamente a quanto contenuto negli atti pubblici ricevuti o nelle scritture private le cui sottoscrizioni siano state autenticate. Il notaio deve ricostruire il regime fiscale applicabile ad ogni atto da lui ricevuto o autenticato (ad esempio se soggetto ad IVA o ad imposta di registro), determinare l'aliquota applicabile e la relativa base imponibile, quantificando così l'imposta dovuta, nonché provvedere anche alla sua riscossione ed al suo versamento (ad eccezione dell'IVA) contestualmente alla registrazione dell'atto presso l'Agenzia delle Entrate competente. Il tutto sollevando il cittadino dai relativi oneri;

- curare l’esecuzione degli altri adempimenti prescritti dalla legge che siano conseguenti agli atti ricevuti dal notaio o da lui autenticati (trascrizione nei pubblici registri, voltura catastale, iscrizione nel Registro delle Imprese, trasmissione all'Ufficio dello Stato Civile, comunicazioni al Tribunale o al Comune, eccetera), garantendo i cittadini sul corretto espletamento di tali elementi;

- in ambito successorio, curare i passaggi che consentono di impostare il trasferimento di ricchezza ai propri successori, dal supporto nella predisposizione di un testamento alla gestione della dichiarazione di successione;

- prestare consulenza al cittadino in relazione a tutti i passaggi della sua attività professionale, così da poter meglio rispondere alle esigenze del privato nel rispetto di tutte le norme dell’ordinamento.

Per gli atti relativi al trasferimento di proprietà o di altri diritti reali su beni immobili, il notaio è tenuto ad effettuare tutti i controlli ipotecari e catastali, al fine di verificare sia l'appartenenza del diritto trasferito a coloro che ne vorrebbero disporre, sia la corretta tenuta dei registri pubblici, tutelando l’acquirente e garantendolo contro la presenza di elementi che costituirebbero un pregiudizio nei suoi confronti (ipoteche, sequestri, pignoramenti, eccetera).

Per gli atti inerenti le società, il notaio svolge una funzione ulteriore, compiendo anche un controllo di corrispondenza a legge di tutte le modifiche che vengono apportate alle regole di svolgimento dell’attività, che costituiscono le operazioni più significative che possono essere realizzate dalle persone giuridiche (trasformazioni, fusioni, scissioni, operazioni sul capitale, eccetera). Solo superato il vaglio positivo del pubblico ufficiale queste operazioni possono trovare attuazione.

Inoltre, rispetto a tutte le attività da lui estrinsecate, il notaio verifica l'adempimento delle normative anti-riciclaggio e provvede alla segnalazione di quanto richiesto dallo Stato.

Il notaio è unico legittimato a rilasciare copie degli atti da lui ricevuti o comunque tenuti in deposito, nonché eventuali estratti degli atti medesimi, fino alla cessazione della sua attività. Dopo tale momento, gli atti sono conservati presso l’Archivio Notarile competente e le relative copie si possono ottenere presso di questo.